Rabu, 25 Desember 2013

Makalah Analisa Pekerjaan



BAB I
PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang
Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4) “Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing”.
Salah satu tugas manajemen sumber daya adalah untuk mendayagunakan sumber daya manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumber daya manusia, dengan berbagai kegiatannya
Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumber daya manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya.
Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.  Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan
Permasalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan. Studi yang berkaitan dengan analisa jabatan penulis angkat dalam sebuah makalah yang berjudul “Analisa Pekerjaan”.
B.       Rumusan Masalah
1.             Apa pengertian Analisa Pekerjaan?
2.             Apa tujuan Analisa Pekerjaan?
3.             Apa metode Analisa Pekerjaan?
4.             Apa unsur dari Analisa Pekerjaan?
5.             Bagaimana contoh dari Analisa Pekerjaan?
C.      Tujuan
1.             Untuk mengetahui pengertian dari Analisa Pekerjaan
2.             Untuk mengetahui tujuan Analisa Pekerjaan
3.             Untuk mengetahui metode Analisa Pekerjaan
4.             Untuk mengetahui unsur dari Analisa Pekerjaan
5.             Untuk mengetahui contoh dari Analisa Pekerjaan









BAB II
PEMBAHASAN
A.      Pengertian Analisa Pekerjaan
Analisa pekerjaan terdiri atas dua kata, Analisa dan pekerjaan. Analisa merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan atau sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian Analisa pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisa ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127)
Analisa pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisa pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam Analisa pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Menurut Dessler (2006) Analisa pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisa pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).
B.       Tujuan Analisa Pekerjaan
Analisa pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan Analisa pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya Analisa jabatan. Adapun tujuan Analisa pekerjaan menurut Sastrohadiwiryo yaitu,
1.        Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat
2.        Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja
3.        Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif
Sedangkan menurut Flippo (1994), hasil-hasil dari Analisa pekerjaan, seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut,
1.        Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan
2.        Pelatihan
3.        Evaluasi pekerjaan
4.        Penilaian prestasi
5.        Pengembangan karir
6.        Organisasi
7.        Perkenalan
8.        Penyuluhan
9.        Hubungan perburuhan
10.    Penataan kembali pekerjaan.
Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan menunjukkan bahwa hasil proses Analisa pekerjaan dipergunakan untuk, membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.
C.      Metode Analisa Pekerjaan
Menurut Sastrohadiwiryo (2002), metode yang biasa digunakan dalam Analisa pekerjaan adalah metode kuesioner, metode wawancara, metode pencatatan rutin, dan metode observasi. Adapun penjelasan dari metode tersebut adalah sebagai berikut:
1.        Questioner/Daftar-daftar Pertanyaan
Questioner merupakan daftar-daftar pertanyaan yang dibagikan kepada para pegawai yang menguraikan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Melalui metode ini diharapkan mereka memperoleh gambaran yang jelas daripada suatu jabatan.
Metode kuesioner digunakan sebagai alat pengumpul data secara tertulis dibagikan kepada tenaga kerja operasional atau para kepala departemen, untuk mengisi keterangan dan fakta yang diharapkan. Pada umumnya kuesinoer memuat
a.    Pertanyaan mengenai pekerjaan yang dilakukan
b.    Tanggung jawab yang diberikan
c.    Kecakapan, keahlian, atau pelatihan yang diperlukan
d.   Kondisi yang diharapkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
e.    Figur atau jenis yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut
Menurut Moekijat (1992: 73), beberapa keuntungan dan kelemahan dari metode ini adalah:
a.                   Keuntungan :
1)        Biaya relatif murah, karena tidak memerlukan banyak orang.
2)        Dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi guna menganalisa jabatan yang lebih baik.
3)        Metode ini lebih sistimatis dibandingkan dengan metode - metode lainnya, karena telah dipersiapkan lebih dahulu secara tertulis apa yang akan ditanyakan.
4)        Metode ini membantu pencatatan data dengan cara yang distandarisasikan sehingga menyebabkan lebih mudah pula dalam menafsirkan keterangan -keterangan yang ada.
b.                  Kelemahan :
1)        Metode ini hanya dapat dipergunakan untuk pegawai-pegawai yang dapat membaca dan menulis. Untuk mereka yang buta huruf metode ini tidak dapat dipakai.
2)        Informasi yang diperoleh sering kurang lengkap, kurang teratur dan kadang-kadang tidak berurutan.



2.        Wawancara (Interview)
Wawancara tatap muka merupakan suatu cara efektif untuk mengumpulkan informasi pekerjaan. Bila metode ini digunakan, analis perlu mewawancarai baik tenaga kerja yang menempati posisi pekerjaan maupun atasan langsungnya. Dengan wawancara ganda seperti itu, Analisa dapat memeriksa kebenaran tanggapan - tanggapan yang dia terima. Bagaimanapun juga, efektivitas sistem ini terutama tergantung pada ketrampilan pewawancara (T. Hani Handoko, 1992: 44)
Menurut Moekijat (1992: 75) beberapa keuntungan dan kelemahan dari metode ini adalah:
a.      Keuntungan :
1)        Dapat diperoleh informasi (keterangan) yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode kuesioner. Hal ini adalah jelas, karena apabila informasi itu kurang lengkap atau kurang jelas dapat segera ditanyakan lagi.
2)        Dapat dihindarkan adanya salah pengertian.
3)        Dapat dipergunakan untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode-metode lainnya.
b.      Kelemahan :
1)      Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode dafltar pertanyaan.
2)      Pegawai yang diwawancarai mungkin merasa pekerjaannya diselidiki, sehingga merasa kurang senang

3.        Buku Harian (Log Tenaga Kerja)
Log harian adalah daftar hal-hal yang dilakukan oleh para tenaga kerja selama hari itu, di mana mereka mencatat setiap aktivitas tersebut dalam log.
Hal ini membantu penganalisa jabatan dalam memperoleh suatu gambaran yang lengkap mengenai pekerjaan yang dilakukan para pegawai, terutama apabila hal itu dilengkapi dengan wawancara dengan pegawai dan supervisor.
Menurut Moekijat, 1992: 75 beberapa keuntungan dan kelemahan dari metode ini adalah:
a.      Keuntungan
1)        Memberikan dorongan kepada pegawai untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik, karena adanya pencatatan hasil pekerjaannya tiap hari dalam buku catatan harian yang kemudian diperiksa oleh kepalanya.
2)        Metode ini dapat mengurangi waktu dari penganalisa jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara, apabila sebelumnya telah mempelajari buku-buku catatan harian.
b.      Kelemahan
1)        Pada umumnya informasi yang diperoleh adalah tidak lengkap, karena tidak memasukkan data - data lain yang diinginkan seperti alat -alat yang dipergunakan, kondisi - kondisi kerja dan sebagainya.
2)        Memakan waktu lama


4.        Pengamatan/Observasi
Pengamatan langsung terutama bermanfaat dalam pekerjaan yang hanya terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Pengamatan langsung sering digunakan dengan kombinasi wawancara. Salah satu pendekatan adalah dengan mengamati pegawai pada waktu melaksanakan tugasnya dalam suatu daur (cycle) kerja yang lengkap. Di sini perusahaan mencatat semua aktivitas-aktivitas pekerjaan yang diamati, kemudian setelah mengakumulasi informasi sebanyak mungkin, perusahaan mewawancarai pegawai, di mana orang itu didorong untuk memperjelas hal - hal yang belum dipahami benar dan menjelaskan aktivitas tambahan yang dilakukannya yang tidak kita amati.
Menurut Moekijat (1992: 76) beberapa keuntungan dan kelemahan dari metode ini adalah:
a.      Keuntungan
1)        Ada keseragaman , baik mengenai informasi yang dikumpulkan, maupun mengenai standard yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja.
2)        Informasi yang diperoleh adalah lebih lengkap, lebih teliti, dan lebih dapat dipercaya.
b.      Kelemahan
1)        Sebagai metode tunggal, informasi yang diperoleh kurang lengkap.
2)        Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu yang terbatas, misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka informasi yang diperoleh tidak lengkap.
3)        Metode pengamatan merupakan metode yang paling baik untuk jabatan yang sederhana dan yang sifatnya berulang. Untuk jabatan-jabatan yang lain sebaiknya dipergunakan gabungan antara metode pengamatan dan metode wawancara
D.      Unsur Analisa Pekerjaan
Analisa Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1.        Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :
a.    Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
b.    Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
c.    Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d.   Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e.    Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
f.     Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g.    Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
h.    Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2.        Spesifikasi Pekerjaan / Job Spesification
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
a.                               Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
b.                              Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
c.                               Persyaratan fisik dan mental
d.                              Persyaratan umur dan jenis kelamin
e.                               Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
a.       Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
b.      Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
c.       Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
d.      Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
e.       Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
f.       Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
g.      Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja


3.        Contoh Analisa Pekerjaan
a.         Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

PT. MSDM
Deskripsi Pekerjaan

Nama Jabatan  : Supervisor Produksi
Kode Jabatan  : S – 44556
Departemen     : Produksi       
Lokasi             : Kantor Pusat
Fungsi :
Di bawah supervise Manajer Produksi, mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah tanggung jawabnya (serta mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume & Waktu “ pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.
Tugas-tugas   :
1)        Mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan SDM ,bahan baku setengah jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya
2)        Memaksimalkan efisiensi
3)        Meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan
Wewenang     :
1)        Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku di perusahaan.
2)        Menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.
Tanggungjawab        :
1)        Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang  berlaku di perusahaan .
2)        Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas danschedule produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.
3)        Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.
4)        Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja (keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).
5)        Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.
6)        Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut secara singkat , padat dan kongkrit.

Hubungan Link         :
Atasan langsung          : Manajer Produksi
Bawahan langsung      : Para karyawan produksi
Kondisi Kerja            :
Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore, kecuali bila mengawasi karyawan dan memberikan bimbingan serta pelatihan kepada karyawan.

b.        Spesifikasi Pekerjaan ( Job Spesification)

PT. MSDM
Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan  : Supervisor Produksi
Kode Jabatan  : S – 44556                             
Departemen     : Produksi       
Lokasi             : Kantor Pusat

Persyaratan-persyaratan Pekerjaan
a.              Pendidikan (Education) :
1)        S1 Pengalaman 2 tahun
2)        D3 Pengalaman 3 tahun
3)        SLTA Pengalaman 10 tahun
4)        SLTP pengalaman 15 tahun
b.             Pengalaman (Experience) :
1)        Mechanical
2)        Metallurgy
3)        Dasar Operasi Mesin x
4)        Dasar Proses Produksi
c.              Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :
1)      Teknis
2)      Dasar Operasi Mesin x
3)      Managerial
4)      Proses Produksi
5)      Keselamatan dan Kesehatan Kerja
6)      Daya Manusia
d.             Persyaratan khusus :
1)        Tidak cacat fisik
e.              Lain-lain :
1)      Disiplin
2)      Bertanggung jawab
BAB III
PENUTUP
A.      SIMPULAN
Berdasarkan pembahasan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1.        Analisa pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisa ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.
2.        Tujuan dari analisa pekerjaan seperti memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, dan menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.
3.        Metode yang digunakan untuk analisa pekerjaan yaitu quistioner, wawancara, buku harian, dan observasi.
4.        Analisa jabatan atau pekerjaan terdiri dari 2 unsur atau elemen, yaitu job description dan job spesification.
5.        Contoh dari Analisis pekerjaan seperti tugas, wewenang, tanggung jawab, serta syarat-syarat menjadi supervisor produksi.
B.       SARAN
1.        Pada tahap pengumpulan data saat melakukan analisis pekerjaan, diperlukan ketelitian yang tinggi dan kombinasi teknik pengumpulan data yang tepat untuk lebih meningkatkan akurasi data.
2.        Hendaknya pembaca dapat mengimplemantasikan dari pembahasan analisis pekerjaan di atas, apabila nantinya mendapat tugas sebagai analis pekerjaan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi atau lembaga.
DAFTAR PUSTAKA


1.        Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks.
2.        Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.